Sabemos que en el vertiginoso mundo del comercio online perfeccionar la estrategia logística de tu negocio puede ser un gran desafío. Por eso, en esta entrada del blog te acercamos 10 recomendaciones que pueden lograr cambios significativos con simples ajustes. Buscá papel y lápiz para tomar nota...

Tal como hemos informado en notas anteriores, la gestión logística ha ido cobrando mayor relevancia con el paso del tiempo, sobre todo en el ámbito del comercio electrónico en el que se implementan mejoras y optimizaciones momento a momento que producen cambios importantes en el panorama y requieren una actualización constante. Si uno se propusiera ver al negocio como un engranaje en el cual cada pieza tiene un valor esencial, podría evaluar de manera armónica cada área para lograr un mejor desempeño.

En este caso haremos foco en el sistema logístico, que se caracteriza por actuar como la columna vertebral de cualquier negocio ya que garantiza que la gestión del envío de los pedidos, la entrega de los mismos, y facilita que la cadena de suministro (nuestro engranaje anteriormente mencionado) funcione de la manera más eficiente posible.

Es un hecho que un usuario satisfecho es un usuario con máximas probabilidades de regresar a la tienda. Siguiendo en esta línea, un usuario que recibe su pedido en condiciones, en el tiempo prometido y que además recibe una buena Atención al Cliente ante cualquier inquietud, es un usuario que se transformará en cliente. Por este motivo, optimizar el proceso de gestión logística es el primer paso hacia el aumento de la eficiencia operativa.

En un entorno que continúa en vías de expansión como lo es el eCommerce, proveer el mejor servicio posible es indispensable para diferenciar tu negocio de la competencia. Si bien cada empresa tiene diferentes necesidades (y, por lo tanto, diferentes estrategias logísticas), ciertas estrategias funcionan en todos los ámbitos. Siempre hay margen de mejora en cualquier aspecto de un negocio, especialmente en la logística.

Por eso, para asistirte en la abrumadora tarea de usar los recursos de la manera más eficiente posible y de generar procesos empresariales sostenibles en el tiempo, a continuación compartimos 10 consejos que pueden ayudarte a mejorar tu sistema de envíos:

1. Optimizar la gestión del almacén / depósito para obtener una máxima productividad

La gestión adecuada del almacén es un aspecto esencial de cualquier proceso logístico, ya que repercute desde el tiempo de entrega hasta la gestión y actualización del inventario (e incluso las condiciones de integridad del producto). Las operaciones de almacenamiento se definen, en gran medida, por el tipo de producto que se comercializa (perecedero o no perecedero, qué tipo de entorno requiere, sus medidas, la fragilidad del mismo, etc.).

Independientemente de la mercadería que se almacene, ciertas mejoras pueden ayudar a preservarla adecuadamente y acelerar las operaciones. Por ejemplo, se puede maximizar el espacio de almacenamiento mediante el uso de columnas verticales, o implementar básculas industriales como parte del equipo para ayudar al personal del almacén a pesar los productos con mayor rapidez y precisión.

2. Mantener un inventario eficiente

La posibilidad de llevar un inventario eficiente va de la mano con el punto anterior. Disponer de un depósito en condiciones óptimas ampliará las probabilidades de tener una noción más acertada del inventario. Todo se reduce a mantenerse organizado.

Los inventarios pueden ser una pieza esencial en la cadena de suministro, y principalmente, en el sistema de envíos. Por ello se deberá hacer especial foco en repensar y reconsiderar las prácticas de inventario. Algunas preguntas útiles pueden ser: ¿Quién gestiona el inventario? ¿Cuáles son los márgenes de error (si los hubiese)? ¿Se prioriza actualmente el control de calidad? ¿El sistema actúa en consecuencia a un crecimiento futuro?

Los inventarios pueden resultar en un mejor desempeño de la operativa o, por el contrario, ejercer diferencias que imposibiliten el correcto funcionamiento de la operativa. Es por ello que se deberán tener las herramientas y consideraciones necesarias para que el inventario, las operaciones y, lo más importante, la experiencia de compra se desarrollen de la manera más efectiva posible.

Dar prioridad a la gestión de inventario permite eliminar de forma eficiente los obstáculos más comunes en la cadena de suministro al evitarse faltantes, devoluciones y errores. Un negocio que puede gestionar las necesidades de sus clientes manteniendo un inventario preciso y aceitado, tiene mayores chances de aumentar la rentabilidad de la empresa.

3. Evaluar y redefinir los procedimientos operativos estándar

Para minimizar las ineficiencias de producción y ayudar a todo el equipo a trabajar como una unidad integrada, es posible implementar algunos ajustes en la operativa del día a día. Si bien esto puede sonar como un enorme reto, con tan solo unos pequeños pasos se puede producir grandes resultados.

Algunas recomendaciones:

• Implementar un sistema de doble verificación, para reducir el error humano y los envíos duplicados (siempre existe el riesgo de errores, por lo que una doble verificación podría ayudar a prevenir el efecto dominó de ello)
• Imprimir y poner a disposición las políticas y pasos a seguir en cada instancia de la operativa (implementación de maquinarias, manejo de situaciones clave, requerimientos del packaging, etc.) en toda la instalación, oficinas y/o depósito
• Obtener informes analíticos para compartir el comportamiento y las tendencias del mercado con el equipo (de forma diaria, semanal y mensual)
• Realizar informes regulares que describen las actividades de almacenamiento, el desarrollo, el empaque
• Asegurarse de que los empleados tienen claros sus roles y responsabilidades
• Brindar técnicas / programas de formación para el personal
• Contar con mejores prácticas de gestión logística
• Concentrarse en mejorar el flujo de información a lo largo de la cadena de suministro
• Establecer indicadores clave de negocio y medirlos regularmente para controlar qué tan bien se están desempeñando los procesos y qué áreas requieren mejoras
• Implementar software y sistemas para optimizar tiempos

La revisión de cada procedimiento dentro de la operativa estándar está orientada a que todos los miembros del equipo estén alineados con aquellos procesos que son clave para lograr un objetivo común, es decir, optimizar la cadena de suministro y lograr una mejor experiencia de compra.

4. Examinar el sistema de envíos y rediseñarlo, en busca de eficiencias de tiempo y costo.

El envío suele ser una de las grandes trabas al momento de concretar una compra. Esto puede deberse a un alto valor del costo de envío, a los plazos de entrega, o bien a ambos.

La distribución y el transporte de los pedidos suelen reflejar un alto gasto operativo, especialmente si el negocio no cuenta con una estrategia logística propiamente dicha, no se planifica la logística ni se implementa correctamente. Independientemente de qué industria se trate, un aumento en los costos de distribución generalmente se traduce en un aumento en los precios de venta.

Asimismo, esta instancia tiene un efecto importante en el retorno de la inversión, ya que si las mercancías se dañan durante el transporte esto ocasionará un proceso de logística inversa (devolución). 

Para alcanzar mejores resultados será clave analizar todos los aspectos del proceso de envío para determinar dónde se registran los gastos más altos: si es en la generación de etiquetas para despacho, en el empaque del producto (que debe adaptarse a las condiciones y tamaño exacto del producto), en la forma en la que se despachan los pedidos (modo de transporte) o inclusive, en la cantidad de pedidos despachados en el día.

5. Comprender el negocio en profundidad

Para comprender realmente la operativa del negocio y tener una mayor eficacia, se puede realizar un mapeo del flujo de procesos que, si bien requerirá mucho tiempo, una vez construido será relativamente fácil de mantener a lo largo del tiempo.

Una vez que se tenga el flujo del mapa de proceso, el siguiente paso es auditar el mismo proceso. ¿Están ocurriendo realmente todos estos pasos dentro el depósito? ¿Cómo es el desempeño del sistema de envíos? ¿Se cumplen los plazos de entrega? ¿Debería cambiarse el proceso actual?

Luego, yendo a cada tarea dentro del proceso: ¿Existe una forma nueva de realizar esta tarea? ¿Cómo se puede reducir el tiempo de empaque o de administración de inventario? ¿Es factible que una inversión en nuevos equipos o en nuevo software produzca grandes beneficios?

Una vez finalizado este análisis, se podría ampliar el panorama mirando hacia el futuro y pensando en cómo realizar mejoras revolucionarias que permitan que el negocio prospere.

De lo micro a lo macro, cada paso hace la diferencia. En un engranaje cada pieza (por pequeña que sea) es importante.

6. Aprender de la competencia

Más allá de la industria en la que se encuentre tu negocio, si hay algo cierto es que tanto la competencia como las tendencias del mercado pueden ser una gran fuente de conocimiento.

No faltan casos de empresas emergentes que duran poco tiempo. Por lo general esto se debe a la falta de información, actualización y porque la mayoría de ellas dejan de aprender. 

Al monitorear activamente la competencia, se puede obtener información sumamente valiosa para el negocio tanto para la estrategia logística como para el resto de la cadena de suministro: qué servicios de envío utilizan, cómo está estructurada la tienda, cuál es su estrategia de marketing en redes sociales, qué beneficios otorgan al realizar la compra, etc.

Podemos aprender mucho de lo que están haciendo otras personas. Estando atentos a las tendencias y los procesos populares puede ayudar a refinar la propia operativa de tu negocio. Al hacer esto, podemos aprender mejores prácticas, acceder a nuevos softwares y sistemas para administrar operaciones y mejorar la eficiencia general de nuestras propias operaciones logísticas.

Estar atentos a lo que hace la competencia también es útil para mantenerse a la vanguardia y asegurarse de que los clientes estén seguros de que están accediendo a la mejor oferta disponible.

En este sentido, mejorar el desempeño logístico de tu eCommerce mejorará inevitablemente las relaciones con los usuarios, sobre todo si es la primera vez que efectúan una compra. Recordá que en el universo online no existe presencia física, por lo que cual hay que reforzar y compensar esta distancia brindando el servicio de manera más eficiente y con el estándar más alto posible.

El cliente tiene el poder del éxito del negocio. Una experiencia positiva fortalece el futuro de la relación con él y posiblemente, con su entorno cercano.

7. Aprovechar la mirada externa

Es muy común que al dedicarle mucho tiempo al negocio y estar demasiado inmerso en cada paso de su adecuado funcionamiento, se pierde noción de las mejoras o ventajas que podrían implementarse para optimizar la operativa.

Como solución para esto, contratar una consultoría o una asesoría de confianza puede agregar un valor real para alcanzar mejores resultados, sumando una mirada externa que evalúe de manera más objetiva la cadena de suministro de la empresa. 

A veces, y sobre todo con el paso del tiempo, es difícil mirar más allá de las cuatro paredes y ver otros cambios beneficiosos. Pero un rechequeo del negocio de forma esporádica nunca está demás.

Si bien una alternativa puede ser un consultor externo que se dedique a realizar una auditoría de funcionamiento acorde a las necesidades de tu negocio, otra opción menos costosa y que también puede generar buenos resultados es enviar un formulario de experiencia de compra a los usuarios para evaluar la efectividad del servicio integral de la tienda.

Lo importante es contar con una mirada fresca que nos ayude a evaluar cada instancia del engranaje para, a partir de ello, realizar los ajustes adecuados.

8. Hacer foco en el tiempo de entrega y planificar en consecuencia

Al igual que mencionamos, lograr la satisfacción del cliente es el objetivo final de cualquier cadena logística, ya que afecta de forma directa en la reputación y la percepción externa del negocio. El tiempo que transcurre desde la realización del pedido hasta la entrega es uno de los aspectos más cruciales de la experiencia del cliente, y el principal factor decisivo en la opinión, la posterior recomendación, y el retorno de compra que los usuarios puedan efectuar respecto al negocio.

Si la opinión de los usuarios se ve afectada por los largos plazos de entrega en el cumplimiento de los pedidos, demoras o falta de información sobre el estado de los pedidos, no importa qué tan bien se desempeñen todos los demás aspectos de las operaciones comerciales, la experiencia de compra no será 100% satisfactoria.

Por esta razón, la mejora de los plazos de entrega es vital en el buen funcionamiento de una cadena logística. Si te estás preguntando cómo se puede llevar a cabo esta tarea, los dos últimos consejos de esta guía están justamente orientados a ello.

9. Mantener informados a los clientes

Una gestión logística fluida arroja como resultado un excelente servicio al cliente, lo que lleva a los consumidores a seguir visitando la tienda. Este es la meta que mencionamos anteriormente, y alrededor de la cual deberían planificarse todos los esfuerzos.

Los clientes son el activo más importante de una empresa, ya que no solo son quienes tienen el poder adquisitivo para invertir en el negocio, sino que sus opiniones tienen el poder de influir en otros consumidores. Por lo tanto, es vital generar una relación de confianza y cercanía que permita acortar las distancias que genera la virtualidad.

Esto significa que la comunicación deberá ser totalmente transparente desde el momento en el que el usuario / cliente ingresa a la tienda, hasta la atención post-venta. Mientras que estén informados, estarán felices, dado que se sentirán asegurados en cuanto a la inversión que han efectuado en la tienda. Por este motivo es de suma importancia encontrar estrategias y métodos que les permitan mantenerse informados acerca de su pedido.

Algunas recomendaciones son:

• El envío de correos electrónicos informativos para que estén al tanto de cuándo ha sido despachado el pedido y cuál será el servicio de correo responsable
• Contar con un sistema de tracking en tiempo real que provea números de seguimiento viables a partir del cual puedan chequear cada instancia del envío hasta que este llegue a sus manos
• Un buen sistema de Atención al Cliente que agilice cualquier gestión o inconveniente que pueda ocasionarse, para que el usuario se sienta seguro ante cualquier contingencia
  
  

10. Adoptar la automatización y aprovechar al máximo las nuevas tecnologías

Por último, pero no por eso menos importante, hablemos de la importancia de la tecnología.

Los últimos años han sido realmente relevantes en términos de innovación tecnológica, especialmente cuando se trata de automatización en la logística empresarial. Las herramientas y los sistemas modernos están diseñados y continúan optimizándose para acelerar la eficiencia de la organización y los tiempos de entrega, al reducir la interferencia manual y eliminar errores comunes.

Si hay un momento para adoptar el uso de tecnología, es este. En un contexto en el cual el comercio electrónico continúa desarrollándose a gran escala (y que se ha visto potenciado por el marco de la Pandemia) la tecnología aplicada al eCommerce puede ser nuestra mejor aliada.

Esto puede ir desde las los sistemas de gestión de almacenes que rastrean el inventario hasta el uso de software de comunicación que proporciona actualizaciones en tiempo real para cualquier aspecto del movimiento de mercancías. Hoy por hoy existe una solución personalizada prácticamente para cualquier desafío que pueda enfrentar el negocio.

En cuanto a la gestión logística, existen numerosas formas de realizar mejoras viables. Si bien puede ser un proceso complejo que requiere mucho tiempo, contar con las herramientas adecuadas lo hace más fácil y rentable.

La eficiencia logística se define a partir de la fluidez con la que una empresa realiza sus operaciones. Desde la materia prima hasta la gestión del almacén, la cadena de suministro hasta la administración laboral, el envío de productos y la gestión de la información, todo se encuentra bajo el foco de la gestión logística y por lo tanto, cada detalle deberá ser tenido en cuenta.

Su desempeño no solo afecta los procesos internos sino también las relaciones con los clientes. Este podría ser el caso de la falta de espacio físico para almacenar productos en cantidad ocasionando faltantes, o una mala gestión del depósito que ocasiona envíos truncados por escasez de inventario, ambos repercutiendo directamente sobre la experiencia de compra.

En los dos ejemplos dados, el resultado final es una mala relación con el cliente, la posible cancelación del pedido y una reputación "boca en boca" negativa.

Por este mismo motivo, algunos expertos enfatizan hacer incapié en el valor de la ubicación y el sistema del almacén para el negocio, eligiendo un método que permita estar más cerca de los usuarios ofrenciendo un mejor servicio.

Ahora bien, te estarás preguntando luego de todos estos consejos, cómo es posible mejorar tus envíos al instante...

Aquí es en donde te presentamos nuestra herramienta de soluciones logísticas, que te permitirá alcanzar la mayor parte de estos objetivos mediante la integración simple y rápida de nuestra plataforma a tu tienda online.

Esto impacta de forma directa en tu logística, ya que podrás:

1. Agilizar: administrá y gestioná todos tus pedidos en un mismo lugar.
2. Vender por donde quieras: contamos con integraciones a todos los eCommerce.
3. Elegir: te proponemos múltiples servicios de correo, mensajería y logística.
4. Despachar sin límites: enviá desde un pendrive hasta una heladera asegurándote el retiro a domicilio.
5. Simplificar: nuestro equipo de atención al cliente te acompaña durante todo el proceso.

A través de nuestra plataforma podés elegir el modelo operativo que mejor se adapte a tus necesidades: Fulfillment, Colecta, Sucursal. 

[ En este link podés encontrar más información al respecto ]

Además, nuestra tecnología en logística te permite emitir etiquetas de despacho de forma masiva y brindar el seguimiento en tiempo real de todas y cada una las órdenes de pedido, para que tus compradores puedan tener mayor certeza respecto a la localización del envío.

Tus costos de envío tienen todo el potencial para convertirse en una inversión eficiente que mejora tu operación diaria, mediante la posibilidad de proporcionarle un mejor servicio a tus clientes. En Envíopack trabajamos de forma continua para mejorar nuestra herramienta de soluciones logísticas y poder ofrecerte los últimos avances tecnológicos y beneficios.

Esperamos que estas sugerencias te ayuden a mejorar la eficiencia logística de manera efectiva y conduzcan a mejores relaciones con tus clientes.

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